Datenschutzhinweise zum Formular „E-Rechnungsadresse mitteilen“

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit diesem Formular ist:

2. Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter:

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wenn Sie das Formular nutzen, verarbeiten wir – abhängig davon, welche Angaben Sie machen – folgende Daten:

• Pflichtangaben: Authentifizierungsschlüssel, Postleitzahl, vollständiger Firmenname einschließlich Rechtsform und E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand.
• Freiwillige Zusatzangaben: Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Name und Telefonnummer einer Ansprechperson.
• Technische Zugriffsdaten: insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.
• Sicherheitsdaten von Cloudflare Turnstile: clientseitige Signale wie IP-Adresse, TLS-Fingerprint, User-Agent sowie Sitekey und zugehöriger Ursprung (Origin), soweit diese zur Bot-Erkennung verarbeitet werden. Nach den Angaben von Cloudflare werden dabei keine Formularinhalte verarbeitet. Cloudflare Turnstile-Datenschutzzusatz · Turnstile-Dokumentation

Angaben zu Unternehmen sind nicht stets personenbezogene Daten. Sie fallen unter die DSGVO, soweit sie sich auf eine natürliche Person beziehen oder einer solchen zugeordnet werden können, etwa auf eine Ansprechperson oder eine Einzelunternehmerin bzw. einen Einzelunternehmer.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die Angaben, um den Authentifizierungsschlüssel und die Postleitzahl mit dem bestehenden Kundenkonto abzugleichen, die Rechnungs-E-Mail-Adresse zuzuordnen und die betreffenden Kunden- bzw. Rechnungsstammdaten für den elektronischen Rechnungsversand zu ergänzen oder zu aktualisieren. Freiwillige Zusatzangaben verwenden wir, soweit erforderlich, für die Kunden- und Rechnungsverwaltung sowie für Rückfragen.

Für diese Verarbeitungen gelten – abhängig von der konkreten Beziehung und den jeweils verarbeiteten Daten – folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit es um geschäftliche Ansprechpersonen geht, die nicht selbst Vertragspartei sind. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Geschäftskundenkonten korrekt zuzuordnen, Rechnungen sicher an die gewünschte Adresse zu senden, Kundenstammdaten zu verwalten und Missbrauch des Formulars zu verhindern.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Pflichten erforderlich ist.

Technische Zugriffsdaten verarbeiten wir zur Bereitstellung und Absicherung des Formulars sowie zur Erkennung und Untersuchung von Störungen oder Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Online-Angebots.

Cloudflare Turnstile wird eingesetzt, um automatisierte Zugriffe (Bots) von menschlichen Besuchenden zu unterscheiden und das Formular vor Missbrauch zu schützen. iXMAP verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Cloudflare kann Signale nach seiner Datenschutzerklärung außerdem in eigener Verantwortlichkeit zur Verbesserung der Bot-Erkennung verarbeiten; Einzelheiten finden Sie im Turnstile-Datenschutzzusatz von Cloudflare.

Wir verwenden die Formulardaten nicht für Werbung, Marketing oder Nutzungsanalyse.

5. Quelle der Daten

Die Formularangaben werden grundsätzlich direkt von der Person erhoben, die das Formular ausfüllt. Der Authentifizierungsschlüssel steht im Anschreiben. Zur Prüfung und Zuordnung gleichen wir die Angaben mit bereits vorhandenen Kunden-, Vertrags- und Rechnungsstammdaten ab. Soweit personenbezogene Angaben nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, stammen sie aus den vorhandenen Unterlagen zum bestehenden Kundenverhältnis.

6. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Zugriff auf die Daten erhalten nur diejenigen Personen und Stellen, die ihn für die genannten Zwecke benötigen. Dazu gehören nach derzeitigem Stand:

• berechtigte Mitarbeitende der iXmap Services GmbH & Co. KG;
• Wimex Agrarprodukte Import und Export GmbH für die Bearbeitung des Kunden- und Rechnungsprozesses;
• SAGE AG im Zusammenhang mit dem ERP-/Rechnungswesen;
• Microsoft im Zusammenhang mit E-Mail-Diensten;
• Cloudflare, Inc. für den Sicherheitsdienst Turnstile.

Das Formular und seine Datenbank werden auf iXMAP-eigener Infrastruktur betrieben. Dienstleister erhalten Daten nur, soweit dies für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich ist. Die datenschutzrechtliche Rolle jedes Empfängers sowie die dafür geltenden Vereinbarungen richten sich nach der konkreten Ausgestaltung des jeweiligen Dienstes.

7. Übermittlungen in Drittländer

iXMAP-, SAGE- und Microsoft-Systeme befinden sich im Europäischen Wirtschaftsraum. Bei Cloudflare, Inc. können Verarbeitung oder Zugriff aus den USA bzw. anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Für solche Übermittlungen werden sowohl Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission als auch der EU-US Data Privacy Framework (DPF) herangezogen. Welche Garantie im Einzelfall die konkrete Übermittlung trägt, hängt vom anwendbaren Cloudflare-Vertrag und dem jeweiligen Datenfluss ab. Informationen zu Cloudflares Übermittlungsmechanismen finden Sie in der Cloudflare-DSGVO-Information und im Cloudflare Data Processing Addendum.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir nach den jeweils anwendbaren handels- und steuerrechtlichen Fristen auf.
• Kunden- und Rechnungsstammdaten speichern wir während der Geschäftsbeziehung und anschließend nur, soweit dies für gesetzliche Pflichten oder die Bearbeitung bzw. Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Danach werden sie nach dem geltenden Löschkonzept gelöscht.
• Der Authentifizierungsschlüssel wird nach erfolgreicher Prüfung gelöscht oder ungültig gemacht.
• Technische Zugriffsprotokolle speichern wir nur so lange, wie dies für den sicheren Betrieb und die Untersuchung von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist; die Löschung erfolgt nach dem internen Sicherheits- und Löschkonzept.
• Für die von Cloudflare verarbeiteten Turnstile-Signale gelten die Speicherregeln des Dienstes und der dazugehörigen Vertragsunterlagen.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Aktuell setzen wir keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein und verwenden kein Marketing-Tracking. Cloudflare Turnstile wird beim Aufruf der Seite geladen und verarbeitet die in Abschnitt 3 genannten technischen Signale zur Bot-Erkennung. Außerdem können technisch notwendige Speicherungen oder ähnliche Technologien verwendet werden, soweit sie für den Betrieb und die Sicherheit des Formulars erforderlich sind.

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten oder blockieren. Wenn Sie technisch notwendige Funktionen blockieren, kann das Formular möglicherweise nicht ordnungsgemäß funktionieren. Ein Browser-Einstellung ersetzt keine erforderliche Einwilligung; sollte die Website künftig nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, werden wir die dafür erforderlichen Informationen und Auswahlmöglichkeiten bereitstellen.

10. Pflicht zur Bereitstellung der Angaben

Die vier im Formular als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben werden benötigt, um den Zugangsschlüssel zu prüfen und die Rechnungs-E-Mail-Adresse dem richtigen Kundenkonto zuzuordnen. Wenn Sie diese Angaben nicht bereitstellen, können wir den Auftrag über dieses Formular nicht bearbeiten. Die freiwilligen Zusatzangaben sind für die Übermittlung der Rechnungs-E-Mail-Adresse nicht erforderlich.

11. Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling statt, das Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Cloudflare Turnstile wertet technische Signale automatisiert aus, um Bot-Zugriffe zu erkennen und abzuwehren; dies dient der Sicherheit des Formulars und nicht der Bewertung Ihrer Person.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Soweit die Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie außerdem die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Verarbeiten wir Daten auf Grundlage einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an mail@ixmap.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten unter michael.gruber@bsp-security.de. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

13. Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde

Für nicht-öffentliche Verantwortliche mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig. Sie können eine Beschwerde über das Online-Beschwerdeformular des BayLDA einreichen oder sich an folgende Anschrift wenden:

14. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist über den Datenschutzhinweis-Link auf der Formularseite abrufbar.